A etapa do planejamento de evento, seja ele de grande, médio ou pequeno porte, é uma das mais importantes. Afinal, é nesse momento que você precisa definir local, custo, quantidade de pessoas, estratégias de marketing, materiais necessários e tudo o que for preciso.
Portanto, a RVB preparou um Checklist de Planejamento de Evento para você organizar melhor todos os eventos daqui para frente!
Preparação para o planejamento de evento
Antes de partir para o planejamento de evento propriamente dito, organize-se definindo os seguintes itens:
❏ Planilha, aplicativo ou software para reunir todas as informações do planejamento.
❏ Nomes das pessoas que o ajudarão a planejar o evento (equipe responsável).
❏ Tema do evento.
❏ Objetivo do evento.
❏ Nome do evento.
❏ Tipo de evento.
❏ Público-alvo.
❏ Orçamento.
❏ Número mínimo e máximo de participantes.
❏ Contatos dos fornecedores e parceiros.
❏ Contatos dos palestrantes e/ou presenças VIP.
Leia também: Saiba como se preparar para a retomada dos eventos pós-pandemia.
Informações básicas sobre o evento
Nesta etapa do planejamento de evento, você reúne as informações importantes sobre o evento, que inclusive serão divulgadas posteriormente.
❏ Data e hora do evento.
❏ Local do evento.
❏ Terá certificado de participação?
❏ Palestrantes ou presenças VIP confirmadas.
❏ Período de inscrição.
❏ Locais de inscrição.
Infraestrutura física do evento
Se o evento for presencial, eis o que será preciso providenciar no planejamento de evento:
❏ Local do evento.
❏ Recepção dos participantes.
❏ Entrega dos kits de participação.
❏ Mesas, cadeiras, balcões, lounges etc.
❏ Decoração.
❏ Comunicação visual na entrada e no interior (dica: use infláveis promocionais).
❏ Sonorização.
❏ Música ambiente.
❏ Vídeo e projeção.
❏ Alimentação e hidratação (bebedouros).
❏ Banheiros.
❏ Limpeza e higienização.
❏ Aferição de temperatura na entrada e saída.
❏ Backdrop inflável com os logotipos dos patrocinadores.
❏ Alvarás de funcionamento e vistorias do Corpo de Bombeiros.
❏ Hospedagem, transporte e alimentação dos palestrantes e demais convidados.
Infraestrutura digital do evento
Se o evento for on-line, eis o que será preciso providenciar no planejamento de evento:
❏ Servidor que comporte o número de participantes para o site não cair.
❏ Plataforma específica para eventos, com a participação do público via chat.
❏ Agendamento de lembretes para os participantes.
❏ Inserção de materiais extras a serem anexados ou enviados aos participantes.
❏ Testes de transmissão.
❏ Cenário para a transmissão.
❏ Gravação de vinhetas, se for o caso.
Estratégias de divulgação do evento
❏ Equipe responsável.
❏ Site oficial.
❏ Perfil nas redes sociais.
❏ Postagens nas redes sociais.
❏ Anúncios patrocinados.
❏ Veículos de comunicação local.
❏ Tendas infláveis para inscrição e mais informações.
❏ E-mail marketing.
❏ Aplicativos de mensagens.
Saiba mais: 6 dicas de ferramentas para a promoção de eventos.
Financeiro
❏ Formas de pagamento da inscrição.
❏ Levantamento de patrocínio.
❏ Cotas de patrocínio.
❏ Apresentação comercial.
❏ Contratos.
❏ Organização de contas a pagar.
Pós-evento
❏ Preparação dos certificados.
❏ Entrega dos certificados.
❏ E-mail ou mensagens de agradecimento.
❏ Envio de pesquisa de satisfação aos participantes.
❏ Análise dos resultados.
❏ Análise e relatório financeiro dos gastos (despesas, faturamento, lucro).
Dicas importantes!
Este checklist não é uma linha do tempo a ser resolvido um de cada vez e na ordem em que está. As providências deverão ser tomadas simultaneamente para a agilidade do planejamento de evento.
Para isso, defina em sua planilha todos os responsáveis e coloque prazos de conclusão de cada uma de suas responsabilidades. É importante que você utilize uma ferramenta digital e integrada para que todos tenham acesso ao andamento da organização do evento.
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